Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten in unserem Onlineshop und Kundenkonto.

1. Verantwortlicher

Tramm & Hinners Inhaber Sebastian Kowalczyk e.K.
Pumpen 6d (Chilehaus C)
20095 Hamburg
Deutschland

Telefon: 040 32 60 20
Fax: 040 32 39 74
E-Mail: info@trammundhinners.de

2. Hosting und Server-Protokolle

Der Onlineshop wird bei der Mittwald CM Service GmbH & Co. KG, Königsberger Straße 4–6, 32339 Espelkamp, in einem deutschen Rechenzentrum betrieben. Mittwald verarbeitet Hostingdaten in unserem Auftrag. Beim Aufruf der Website fallen technisch erforderliche Verbindungsdaten an, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, Browser- und Systeminformationen. Die Verarbeitung dient dem sicheren und störungsfreien Betrieb sowie der Missbrauchsabwehr. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Mittwald anonymisiert die IP-Adressen in den Webserver-Zugriffsprotokollen und bewahrt diese anonymisierten Access-Logs nach eigenen Angaben 60 Tage auf. Fehlerprotokolle mit Informationen zu fehlerhaften Seitenaufrufen werden nach sieben Tagen gelöscht. Soweit E-Mails aus der Webumgebung versandt werden, werden die zugehörigen Mail-Protokolle nach einem Tag anonymisiert und anschließend bis zu 60 Tage vorgehalten; bei einem Versand über Mittwald-Mailserver nennt Mittwald eine Löschfrist von vier Wochen. Protokolle werden von uns nicht mit Kundenkonten oder Bestellungen zu Werbe- oder Profilbildungszwecken zusammengeführt. Bei einem konkreten Sicherheitsvorfall können die zur Aufklärung und Rechtsverteidigung erforderlichen Informationen im gesetzlich zulässigen Umfang länger gesichert werden.

3. Kontaktaufnahme und Ankaufanfragen

Wenn Sie uns per Formular, E-Mail oder Telefon kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung und Beantwortung der Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vorvertraglichen oder vertraglichen Anfragen, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in einer geordneten Kundenkommunikation.

Senden Sie das Kontaktformular als angemeldeter Kunde, ergänzt das System die interne Anfrage-E-Mail um Ihre Kundennummer und die im Kundenkonto hinterlegte E-Mail-Adresse. Dies ermöglicht uns, Ihre Nachricht dem Kundenkonto zuzuordnen und sachgerecht zu bearbeiten. Die Formulardaten werden nicht zusätzlich als Kontaktanfrage in WordPress gespeichert.

Im Ankaufformular können Sie freiwillig bis zu fünf Artikelfotos mitsenden. Das Formular ist ausschließlich für Fotos der angebotenen Ware vorgesehen; Ausweis-, Erlaubnis-, NWR- oder sonstige persönliche Dokumente dürfen dort nicht hochgeladen werden. Die Angaben und Bilder werden zur Bearbeitung der Ankaufanfrage per E-Mail an unser zuständiges Postfach übermittelt und nicht in der öffentlichen WordPress-Mediathek gespeichert. Bitte vermeiden Sie erkennbare Personen und persönliche Unterlagen im Bild und entfernen Sie gegebenenfalls Standortangaben aus den Bilddateien; solche Metadaten werden beim Versand nicht automatisch entfernt.

Anfrageinhalte einschließlich mitgesandter Artikelfotos werden gelöscht, sobald die jeweilige Kommunikation abgeschlossen ist und keine anschließende Vertragsabwicklung, gesetzliche Aufbewahrungspflicht oder erforderliche Rechtsverteidigung eine weitere Speicherung verlangt. Maßgeblich sind damit der Abschluss der Anfrage und gegebenenfalls die für den anschließenden Vorgang geltenden gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

Zum Schutz von Formularen, Produktsuche und Uploads vor automatisiertem Missbrauch verwendet das System zeitlich begrenzte Zähler. Je nach Funktion werden IP-Adresse, E-Mail-Adresse oder Benutzerkennung mit einer schlüsselgebundenen Einwegfunktion pseudonymisiert. Für Verfügbarkeitsanfragen angemeldeter Kunden wird die interne Benutzer-ID unmittelbar als Zählerkennung verwendet; hier beträgt die Sperrfrist eine Minute. Die übrigen Zähler wirken je nach Funktion für eine Minute bis eine Stunde. Abgelaufene Zwischenspeichereinträge werden beim erneuten Zugriff oder durch die Aufgabenplanung bereinigt. Bei Uploads werden zusätzlich Zeitfenster, Anzahl und Dateigrößen erfasst; abgelaufene Einträge der privaten Upload-Begrenzung werden bei einem weiteren Upload-Vorgang ausgesondert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist der Schutz vor Überlastung und missbräuchlicher Nutzung. Diese Angaben werden nicht zur Werbung oder zur Bildung von Kundenprofilen verwendet.

4. Kundenkonto und Bestellungen

Für Kundenkonto, Warenkorb, Bestellung, Zahlung, Lieferung und Service verarbeiten wir Stamm-, Kontakt-, Adress-, Bestell- und Zahlungsdaten. Bei der Registrierung werden unter anderem Name, E-Mail-Adresse, Geburtsdatum und Kontotyp abgefragt; hinzu kommen die von Ihnen angegebenen Adressen, Telefonnummer und Kontaktpräferenz. Die jeweils erforderlichen Angaben sind im Formular gekennzeichnet. Ohne diese Angaben kann die betreffende Registrierung, Bestellung oder Anfrage nicht bearbeitet werden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für gesetzlich erforderliche Alters- und Berechtigungsprüfungen sowie handels- oder steuerrechtliche Pflichten zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Wir bieten die Registrierung eines Kundenkontos nur Personen ab 18 Jahren an. Bei der Registrierung wird automatisch geprüft, ob das angegebene Geburtsdatum ein Alter von mindestens 18 Jahren ergibt. Andernfalls wird kein Kundenkonto angelegt. Diese Prüfung beruht auf Ihrer eigenen Angabe und ersetzt nicht die gesonderte Prüfung erforderlicher Alters- oder Identitätsnachweise bei bestimmten Bestellungen.

Zur Bestätigung Ihrer E-Mail-Adresse senden wir Ihnen einen Aktivierungslink an die bei der Registrierung angegebene E-Mail-Adresse. Außerdem verarbeiten wir den Aktivierungsstatus Ihres Kundenkontos. Bestellungen sind nur mit einem Kundenkonto und bestätigter E-Mail-Adresse möglich; Gastbestellungen bieten wir nicht an. Einen neuen Aktivierungslink können Sie bei Bedarf im Kundenkonto anfordern.

Kontobezogene Profilangaben werden für die Dauer des Kundenkontos gespeichert. Freiwillig hinterlegte NWR-IDs und Erwerbsberechtigungen können Sie vorher im Kundenkonto entfernen. Über „Konto löschen“ können Sie außerdem Ihr Kundenkonto selbst dauerhaft löschen; Login, Profilangaben, gespeicherte Adressen und kontobezogene Merklisten- und Benachrichtigungsverknüpfungen werden dabei entfernt. Bereits bestehende Bestellungen werden vom Login getrennt. Gesetzlich aufzubewahrende oder für noch laufende Vertrags- und Prüfvorgänge erforderliche Bestellangaben bleiben für den jeweiligen Zweck erhalten und werden nach Wegfall dieser Gründe gelöscht.

Für aufbewahrungspflichtige Geschäftsunterlagen gelten je nach Dokumentart unterschiedliche Fristen: Rechnungen und sonstige Buchungsbelege grundsätzlich acht Jahre, Handels- und Geschäftsbriefe grundsätzlich sechs Jahre, Handelsbücher und Jahresabschlüsse grundsätzlich zehn Jahre. Die Frist beginnt grundsätzlich mit dem Ende des maßgeblichen Kalenderjahres. Eine längere Aufbewahrung kommt in Betracht, soweit etwa ein laufendes Besteuerungs- oder Rechtsverfahren dies verlangt. Diese Fristen rechtfertigen keine pauschale Aufbewahrung sämtlicher Kundenprofildaten oder Ausweiskopien.

5. Erwerbsberechtigungen, NWR-Angaben und Identitätsnachweise

Bei Waffen und Munition verarbeiten wir nur die für den jeweiligen Erwerb erforderlichen Angaben zur Erwerbsberechtigung. Dazu können Art und Nummer der Berechtigung, Ausstellungsort, ausstellende Behörde, Ausstellungsdatum, beim Jagdschein dessen Gültigkeitszeitraum sowie – bei waffenrechtlich erforderlichen Vorgängen – P-ID und die E-ID der jeweiligen Waffenbesitzkarte gehören. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO in Verbindung mit den einschlägigen waffenrechtlichen Vorgaben, insbesondere § 34 WaffG.

Im Kundenkonto gespeicherte P-ID-, F-ID- und Berechtigungsangaben sind freiwillig und dienen der Vereinfachung späterer Bestellungen. Eine F-ID wird bei entsprechend gekennzeichneten Händler- oder Vereinskonten verwendet; bei älteren Vereinsunterlagen kann stattdessen eine P-ID hinterlegt sein. Dokumentkopien werden nicht im Kundenprofil gespeichert. Die Profilangaben können über das Kundenkonto geändert oder gelöscht werden.

Soweit für eine konkrete Bestellung Kopien einer Erwerbsberechtigung oder eines Identitätsdokuments hochgeladen werden, werden diese verschlüsselt übertragen, bestellbezogen in einem gegen öffentlichen Abruf geschützten Bereich abgelegt und ausschließlich besonders berechtigten Beschäftigten zur manuellen Prüfung bereitgestellt. Die Dateien werden nicht an interne E-Mails angehängt. Alternativ kann nach Abstimmung eine persönliche Vorlage erfolgen. Bei Ausweiskopien erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 20 PAuswG. Die Einwilligung kann mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden; zwingende Nachweis- und Prüfpflichten bleiben unberührt.

Für einen reinen Altersnachweis, etwa bei entsprechend gekennzeichneten Messern oder Platzpatronen, benötigen wir grundsätzlich nur die Vorderseite mit Name, Lichtbild, Geburts- und Gültigkeitsdatum; Dokumentnummer, Zugangsnummer, Anschrift, Größe und Augenfarbe können geschwärzt werden. Bei der Lieferung eines altersbeschränkten Artikels müssen Besteller, nachgewiesene Person und Empfänger übereinstimmen; eine abweichende deutsche Lieferadresse ist möglich. Beim Erwerb einer Schreckschuss-, Reizstoff- oder Signalwaffe erfolgt zusätzlich eine Identitäts- und Anschriftprüfung. Hierfür verarbeiten wir Vorder- und Rückseite sowie Dokumentnummer, Ausstellungsdatum, Ausstellungsort und vollständige Anschrift; diese für die Prüfung benötigten Angaben dürfen nicht geschwärzt werden. Nicht benötigte Angaben können weiterhin geschwärzt werden. Ausweiskopien müssen eindeutig und dauerhaft als Kopie erkennbar sein. Bitte kennzeichnen Sie zusätzlich den Bestellzweck, ohne die zur Prüfung benötigten Angaben zu verdecken.

Ihre Einwilligung in die Verarbeitung einer Ausweiskopie wird bereits vor deren Upload abgefragt. Zusammen mit der jeweiligen Datei werden der Einwilligungszeitpunkt und die Fassung des Einwilligungshinweises gespeichert. Diese dateibezogenen Angaben werden bei Löschung der Datei mit entfernt; ein erforderlicher bestellbezogener Prüf- oder Einwilligungsvermerk kann davon getrennt erhalten bleiben.

6. Löschung der Nachweisdateien

Maßgeblich für die Speicherung ist die konkrete Prüfung: Bestellbezogene Nachweisdateien sind nach abgeschlossener manueller Prüfung zu löschen, sobald sie für diesen Zweck nicht mehr benötigt werden. Eine pauschale gesetzliche Aufbewahrungspflicht von 30 Tagen für Ausweiskopien besteht nicht.

Zusätzlich unterstützt eine zeitgesteuerte Bereinigung die Löschung. Noch keiner Bestellung zugeordnete Uploads werden nach 24 Stunden ohne weitere Upload-Aktivität im betreffenden temporären Ablagebereich zur Bereinigung erfasst. Für Dateien abgeschlossener, stornierter, fehlgeschlagener oder erstatteter Bestellungen greift eine ergänzende Bereinigung nach 30 Tagen ohne weitere Änderung des Bestellvorgangs. Die tatsächliche technische Entfernung erfolgt beim nächsten erfolgreichen Lauf der Aufgabenplanung. Diese Auffangbereinigung ersetzt nicht die frühere Löschung nach Wegfall des Prüfzwecks und ist keine garantierte Höchstfrist ab dem ersten Upload.

Bei noch offenen Bestellungen erfolgt keine blinde automatische Löschung, solange der Bestell- oder Prüfvorgang andauert. Nach 30 Tagen weist das System berechtigte Beschäftigte auf solche Vorgänge hin, damit der Status geklärt und nicht mehr benötigte Dateien unverzüglich gelöscht werden. Bei der abgeschlossenen Identitätsprüfung einer Schreckschusswaffe werden außerdem die nur für den Abgleich benötigte vollständige Dokumentnummer sowie Ausstellungsdatum und Ausstellungsort aus der Bestellung entfernt. Als Prüfprotokoll verbleiben lediglich erforderliche Angaben zu Ergebnis, Prüfzeitpunkt und Prüfer sowie die dokumentierte Bereitstellung des gesetzlichen Hinweisblatts, nicht die Dokumentkopie, die vollständigen Ausweisdaten oder ein detaillierter Verlauf einzelner Dokumentzugriffe. Gesetzlich notwendige Bestell- und Buchungsdaten werden hiervon nicht erfasst.

7. Benachrichtigung bei erneuter Verfügbarkeit

Angemeldete Kunden können für einen nicht verfügbaren Artikel eine E-Mail-Benachrichtigung für ihre Vormerkung anfordern. Gespeichert werden die Benutzer- und Produktzuordnung, Bearbeitungsstatus, Zeitpunkte und technisch erforderliche Versandversuche; die E-Mail-Adresse wird nicht noch einmal in der Vormerkung gespeichert, sondern beim Versand aus dem Kundenkonto abgerufen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Ausführung der angeforderten Benachrichtigung.

Offene Vormerkungen werden nach 365 Tagen, versandte Vormerkungen nach 90 Tagen und nach endgültig gescheiterter Zustellung beendete Vormerkungen nach sieben Tagen zur Löschung vorgesehen. Die technische Bereinigung wird zeitgesteuert ausgelöst und erfolgt beim nächsten tatsächlichen Lauf der WordPress-Aufgabenplanung. Sie können eine Vormerkung vorher am Produkt wieder ausschalten. Bei Löschung des Kundenkontos oder Produkts werden die zugehörigen Vormerkungen ebenfalls entfernt; sie sind außerdem in den WordPress-Werkzeugen für Auskunft und Löschung berücksichtigt.

8. „Volltreffer!“, Merkliste und Produktvergleich

Merkliste und Produktvergleich verarbeiten die von Ihnen ausgewählten Produkt-IDs und deren Zuordnung zu Ihrer Sitzung beziehungsweise Ihrem Kundenkonto, damit Sie die ausgewählten Artikel wiederfinden oder vergleichen können. Sie können Artikel über die jeweilige Funktion wieder entfernen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Bereitstellung der von Ihnen angeforderten Funktion.

Bei „Volltreffer!“ führt ein Wischen oder Auswählen nach rechts ausschließlich die von Ihnen gewünschte Merkliste-Aktion aus. Wir speichern auf dem Server weder die verworfenen Artikel noch einen Swipe-Verlauf, ein Interessenprofil oder Daten für personalisierte Produktempfehlungen. Damit Ihnen in einer laufenden Sitzung nicht fortwährend dieselben Artikel gezeigt werden, merkt sich Ihr Browser in der Tab-Sitzung vorübergehend die bereits angezeigten Produkt-IDs. Eine freiwillige Notiz bleibt ebenfalls nur im lokalen Speicher Ihres Browsers. Nach 30 Tagen seit der letzten Eingabe wird sie nicht mehr verwendet und beim nächsten Aufruf entfernt. Diese lokalen Angaben werden nicht an uns übertragen und können vorher jederzeit über die Funktion „Notiz löschen“ beziehungsweise über die Browserdaten entfernt werden.

9. Empfänger

Empfänger erhalten Daten nur, soweit dies erforderlich ist. Hierzu können Hosting- und IT-Dienstleister, Zahlungsdienstleister, Versand- und Spezialversanddienstleister, Steuerberatung sowie zuständige Behörden gehören. Ausweis- und Erwerbsnachweiskopien werden nicht an Versanddienstleister weitergegeben. Dienstleister werden, soweit erforderlich, vertraglich nach Art. 28 DSGVO eingebunden. Eine Weitergabe zu Werbezwecken findet nicht statt.

10. Cookies, lokaler Speicher und externe Verweise

Der Shop setzt nur technisch erforderliche Cookies und lokale Speichertechniken ein, etwa für Anmeldung, Warenkorb, Sicherheit, die ausdrücklich gewünschte Merkliste, den Produktvergleich und die nur auf Ihrem Gerät gespeicherte „Volltreffer!“-Notiz. Speicherung und Zugriff erfolgen nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, soweit sie unbedingt erforderlich sind, um die von Ihnen ausdrücklich angeforderte Funktion bereitzustellen. Die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten beruht je nach Zweck auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO oder auf unserem berechtigten Interesse an einem sicheren Betrieb gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Analyse-, Tracking- oder Marketingdienste werden nicht eingesetzt.

Sie können Cookies und lokale Daten über Ihren Browser löschen oder deren Speicherung einschränken. Dadurch können Anmeldung, Warenkorb oder ausdrücklich gespeicherte Auswahlen verloren gehen beziehungsweise Funktionen eingeschränkt sein. Die Löschung von Browserdaten ersetzt nicht die Löschung eines Kundenkontos oder serverseitig gespeicherter Bestelldaten.

Wenn Sie den Cookie-Hinweis mit „Verstanden“ schließen, speichert Ihr Browser unter „thps-cookie-notice-ack-v1“ die Fassung des Hinweises und den Zeitpunkt Ihrer Bestätigung. Damit wird der Hinweis für 180 Tage ausgeblendet. Danach wird der Eintrag beim nächsten Seitenaufruf entfernt und der Hinweis erneut angezeigt. Die Bestätigung aktiviert keine zusätzlichen Dienste und wird nicht an uns übertragen. Über „Cookie-Hinweis“ im Seitenfuß können Sie den Hinweis jederzeit erneut öffnen; über Ihre Browserdaten können Sie die Bestätigung löschen.

Google Maps, Instagram und sonstige externe Angebote sind als normale Links eingebunden; beim bloßen Aufruf unserer Seiten wird dadurch keine Verbindung zu diesen Anbietern hergestellt. Das Hero-Video wird vom eigenen Webspeicher geladen. Sollten wir künftig nicht erforderliche Dienste oder externe Einbettungen einführen, werden sie vor einer erforderlichen Einwilligung nicht geladen und diese Hinweise entsprechend angepasst.

11. Produkte teilen

Über das Teilen-Symbol können Sie einen öffentlichen Produktlink kopieren, die Teilen-Funktion Ihres Geräts nutzen oder WhatsApp öffnen. Das Öffnen unseres Teilen-Dialogs stellt noch keine Verbindung zu WhatsApp her. Beim Kopieren wird ausschließlich der Produktlink nach Ihrem Klick in die Zwischenablage geschrieben; vorhandene Inhalte Ihrer Zwischenablage lesen wir nicht aus.

Erst wenn Sie WhatsApp aufrufen, werden Produkttitel und öffentlicher Produktlink an WhatsApp übergeben. Der Anbieter erhält dabei auch die für die Verbindung erforderlichen technischen Daten. Bei der Teilen-Funktion Ihres Geräts wählen Sie selbst eine App; dieser werden Titel und Link bereitgestellt. Empfänger und tatsächlichen Versand wählen und bestätigen Sie im jeweiligen Dienst. Unser Shop greift hierfür nicht auf Ihr Adressbuch zu, übergibt keine Konto-, Bestell- oder Nachweisdaten und erstellt kein eigenes Protokoll Ihrer Teilvorgänge. Die Bereitstellung erfolgt zur Ausführung der von Ihnen angeforderten Funktion nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Für die anschließende Verarbeitung durch einen ausgewählten externen Dienst ist dessen Anbieter verantwortlich. Für Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum wird WhatsApp von WhatsApp Ireland Limited angeboten. Informationen zu dessen Verarbeitung, Speicherdauer und möglichen Übermittlungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums finden Sie in der Datenschutzerklärung von WhatsApp. Sie können den Link auch ohne Aufruf eines solchen Dienstes kopieren.

12. Datensicherheit

Wir verwenden TLS-Verschlüsselung, rollenbasierte Zugriffsrechte und technische Schutzmaßnahmen für sensible Uploads. Nachweisdateien werden bestellbezogen außerhalb öffentlich erreichbarer Web- und temporärer Verzeichnisse gespeichert. Bitte senden Sie Ausweis- oder Berechtigungsnachweise nicht unaufgefordert als unverschlüsselten E-Mail-Anhang.

13. Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt unberührt. Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an info@trammundhinners.de.

Widerspruchsrecht: Soweit wir Daten aufgrund berechtigter Interessen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Wir verarbeiten diese Daten dann nicht weiter, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Gegen eine Verarbeitung zur Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Angabe solcher Gründe widersprechen.

Die beschriebene Prüfung des angegebenen Geburtsdatums erfolgt automatisch. Bei einer fehlerhaften Eingabe können Sie Ihre Angaben vor der Registrierung berichtigen. Bei Rückfragen können Sie uns kontaktieren. Erwerbs- und Identitätsnachweise werden weiterhin durch berechtigte Beschäftigte geprüft.

Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere an Ihrem gewöhnlichen Aufenthaltsort, Ihrem Arbeitsplatz oder dem Ort des vermuteten Verstoßes. Für unseren Sitz ist insbesondere der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit zuständig.